Personalwirtschaft – Modul Reisekosten

Professionelle Abrechnung aller Dienstreisen – papierlos und automatisiert.

Mit dem Reisekosten-Modul verringern Sie den hohen administrativen Aufwand Ihrer bisherigen Reisekostenabrechnung auf ein Minimum und verkürzen somit zusätzlich die entsprechende Bearbeitungszeit.

Denn mit unserer Software-Lösung kann die Abrechnung von Dienstreisen wesentlich automatisiert werden.

Das bisherige hohe Papieraufkommen für Reiseanträge, Belege, Reisedaten und Hinterfragung fehlender wichtiger Angaben gehört damit der Vergangenheit an.


Modul Reisekosten

Mit dem Modul Reisekosten organisieren und kontrollieren Sie effizient alle Anträge, Genehmigungen und Kosten von Dienstreisen. Optional werden auch die Besonderheiten im Öffentlichen Dienst berücksichtigt. Sie können auf Pauschalen ebenso zurückgreifen wie eigene Werte definieren, zum Beispiel für Verpflegung oder Kilometer-Geld. Zahlreiche Belegarten sind standardmäßig hinterlegt oder individuell anpassbar. Alle Reisedaten werden auf Plausibilität überprüft und anschließend an die Finanzbuchhaltung oder die Personalabrechnung weitergeleitet. Die integrierten Auswertungsfunktionen sorgen für Kostentransparenz.

Mandantenstammdaten
  • Möglichkeit der Nutzung der Basisdaten aus dem Abrechnungssystem
  • Zuordnung von Abteilungen
  • Fest hinterlegbare Belegarten, freie Belegartengestaltung
  • Richtlinienvoreinstellung
  • Einstellungen für Datenfluss im Genehmigungs- und Prüfungsverfahren (Steuerung über E-Mail oder Wiedervorlageliste)
Arbeitnehmer
  • Nutzung der Basisdaten aus dem Abrechnungssystem
  • Zuordnung von Vorgesetzten, Abteilungen
  • Richtlinienübernahme von Mandanteneinstellungen
  • Wählbare Zahlungsart (Überweisung, Scheck, bar, Lohnprogramm, FiBu)
Konstanten
  • Firmeninterne Richtlinien oder Werte aus EStG, BRKG, LRKG
  • Pauschalenberechnung über Zeiteingabe
  • Summenberechnung der zu erstattenden Beträge nach Belegen bzw. Pauschalen
  • Verpflegungspauschalen Inland/Ausland hinterlegt
  • Berücksichtigung der Pauschalen, der Frühstücksabzüge, Sachbezüge und der aktuellen km-Geld-Werte
  • Eigene Pauschalen Inland/Ausland hinterlegbar (Unterscheidung zwischen ein- und mehrtägigen Reisen möglich)
  • Eigene prozentuale Sätze für kostenlose Mahlzeiten hinterlegbar, wobei auch eine maximale Kürzung festgelegt werden kann
  • Eigene Werte für km-Geld-Zahlung bei Nutzung von Privatfahrzeugen
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen aller Länder werden regelmäßig aktualisiert
Belege
  • 40 Belegarten standardmäßig hinterlegt, beliebig erweiterbar
  • Belegarten mit wählbaren Mehrwertsteuersätzen
  • Belegzuordnung zu Kostenstellen/Kostenträgern
  • Zusammenfassung mehrerer Belege zu Beleggruppen für statistische Auswertungen
  • Belegzuordnung zu frei definierten Lohnarten
  • Hinterlegung aller Belege für jede Reise möglich
  • Verpflegungsabrechnung nach Beleg
Antragswesen
  • Reiseantrag mit speicherbaren Zielorten mit zusätzlichen Angaben (Entfernung, Unterkunft usw.)
  • Fahrt-, Unterkunfts-, Verpflegungs- oder sonstige Kosten, Höhe des Vorschusses, Vorschuss in wählbarer Währung
  • Automatische Erstellung der Reiseanträge für Mitreisende
  • Information des Vorgesetzten über den Reiseantrag per Wiedervorlageliste oder E-Mail
  • Information des Reisenden über die Genehmigung des Antrags durch Wiedervorlageliste oder E-Mail
  • Informationsweiterleitung an wählbares Reisebüro
Reiseerfassung
  • Wahlweise Einzelerfassung bei häufigen Reisen einzelner Arbeitnehmer oder Sammelerfassung für Reisen mehrerer Mitarbeiter
  • Erfassung der Reisedaten auf der Basis des Antrags
  • Automatische Kürzung bei Erhalt unentgeltlicher Mahlzeiten
  • Kettenreisen
  • Elektronisches Fahrtenbuch
  • Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe
Reisekostenabrechnung
  • Zentrale oder dezentrale Eingabe der Reisedaten
  • Unterscheidung zwischen steuerlichen und tatsächlich erstatteten Beträgen
  • Getrennte Darstellung der steuerfreien, steuerpflichtigen, pauschalsteuerpflichtigen Anteile, der Werbungskosten und der Sachbezüge
  • Prüflauf zur Vollständigkeit der Reisedaten und der plausiblen Datumszuordnung
  • Filterung der abzurechnenden Reisen nach diversen Kriterien
  • Abrechnungen nur durch explizit berechtigte Benutzer
  • Kostenzuordnung entsprechend der Einstellungen im Arbeitnehmer, der Belege oder der Reisen
  • Korrekturen/Stornierungen bereits abgerechneter Reisen
Öffentlicher Dienst
  • Spezielles Antragswesen
  • Unterscheidung zwischen Beginn/Ende der Dienstreise und des Dienstgeschäfts
  • Verkehrsmittel für Hin- und Rückfahrt getrennt definierbar
  • Berücksichtigung kostenloser Unterkünfte und verbundener Urlaubsreisen
  • Trennungsgeldverordnung hinterlegt
Datenübergabe
  • Übertragungsdatei für den Import ins Lohnprogramm
  • Übergabe an Finanzbuchhaltungssysteme
  • Zuordnung der Belege zu Lohnarten
Auswertungen
  • Abrechnungsberichte zur Auswertung abzurechnender und abgerechneter Reisen
  • Zahlreiche Kostenauswertungen mit grafischer Unterstützung für frei wählbare Zeiträume
  • Spesenarten je Kostenstelle, Kostenträger, Mitarbeiter
  • Pauschalen, Spesen, Auslösen pro Jahr
  • Reisen, Abwesenheiten, Bewirtungen pro Mitarbeiter
  • Reiseziele im Monat und im Jahr
  • Übernachtungskosten pro Mitarbeiter