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Was leistet [accantum]?

  • Datenerfassung  durch Scannen von papiergebundenen Belegen
    Durch den Einsatz moderner Scan-Erkennungstechnologien wie Optical Charakter Reading (OCR)  werden alle wichtigen Informationen analysiert und erfasst. Somit stehen die Informationen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
     
  • Automatisierte Verschlagwortung von digitalen Belegen
    Belege aus Ihrer ERP-Anwendung wie z.B. der Sage Office Line werden mit Hilfe des [accantum] Document Managers automatisch verschlagwortet und können direkt ins Archiv abelegt werden. Auch die gescannten Eingangsbelege können mittels [accantum] Document Manager in Kombination mit einem Barcodelabel und Ihrer ERP-Anwendung automatisch verschlagwortet und auf die gleiche Art und Weise ans Archiv übergeben werden.
      
  • Überprüfung und Freigabe
    Belege, welche  definierte Anforderungen  nicht erfüllen, können mittels Workflows zur Nachbearbeitung, Prüfung, Wiedervorlage oder Freigabe weitergeleitet werden.
     
  • Emailarchivierung
    In der heutigen Zeit fallen Unmengen von Emails an, die  teils hochwichtige und geschäftsrelevante Informationen und Vereinbarungen enthalten. Mit [accantum] stehen die Emails nicht mehr ausschließlich  in den persönlichen Postfächern im Emailclient.  Direkt aus Outlook heraus erhält man die Möglichkeit Emails direkt im [accantum]-Archiv auch für andere zugänglich zu speichern.  
     
  • Auslagerungsmanager
    Mit Hilfe des Auslagerungsmanagers erstellen Sie selbsttragende revsionssichere Archive (GDPdU), welche Sie Ihrem Steuerberater oder aber einem Betriebsprüfer z.B. auf CD/DVD, USB-Stick oder externe USB-Festplatten mitgeben. Der Auslagerungsmanager kann bei Bedarf nur Belege berücksichtigen, welche als steuerrelevant markiert wurden, damit bei einer Prüfung keine Verwirrung durch Belege enstehen können, die nicht für einen Betriebsprüfer zur Einsicht gedacht waren.

Was ist [accantum]?

[accantum]
 
ist die moderne webbasierte und leicht zu bedienende Archivierungs- und Dokumenten Management Lösung. Beliebige Dokumente, wie z.B. Emails, Papiere, Pläne und vieles mehr, werden über das Web in einem zentralen Datenpool abgelegt. Mittels eines Browsers können Sie diese Daten dann von überall aus schnell und sicher abrufen, so dass wertvolles Wissen jederzeit verfügbar ist. So sparen Sie erhebliche Kosten, Zeit für das Suchen und Platz für die Ablage.
Was ist der Nutzen von [accantum]?
  • Eine automatisierte Belegverarbeitung erhöht die Effizienz Ihres Bürobetriebes und setzt damit Ressourcen für gewinnbringende Tätigkeiten frei.
  • Reduzierung der Kosten für ein Papierarchiv
  • Reduzierung der Kosten für eine zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Datenerfassung
  • Reduzierung der Kosten für langes Suchen
  • Automatisiertes  Einscannen,  Erfassen und Verarbeiten der Daten
  • Emailarchivierung 
  • Anbindung / Datenübergabe an weitere Applikationen
  • Flexible und einfache Anpassung an kundenspezifische Anforderungen
  • Reduzierung der Archivkosten für Räume und Personal
  • Erhöhung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und sichere Auskünfte
  • unproblematische Weiterleitung von Informationen
  • umfassende Datensicherung IT-Compliance, Erfüllung gesetzlicher Vorschriften
Wer steht hinter [accantum]?
Hersteller ist die im Jahr 2000 im oberbayerischen Rosenheim gegründete [accantum] GmbH. Sie ist einer der modernsten Anbietern von Archiv- und Dokumenten Management Systemen im deutschsprachigen Raum. Die ACC[accantum] GmbH ist mit einem ständig wachsendem Netz von kompetenten Business Partnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz vertreten und sorgt so für eine starke Präsenz vor Ort. B&G ist einer dieser starken Partner. Weiterführende Informationen zur [accantum] GmbH finden Sie auf deren Homepage.
Ist [accantum] revisionssicher GoBS/GDPdU?
Am Ende zählt die unveränderbare revisionssichere Langzeitarchivierung. Die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), Eschborn, ausgearbeitet worden. Mit ACCANTUM erfüllen Sie die steuerlichen Anforderungen der GDPdU und GoBS, die Unternehmen seit einigen Jahren verpflichten, steuerrelevante Daten verfügbar und auswertbar bereit zu halten. Zudem stellt ACCANTUM sicher, dass bei Datenträgern die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können  (lt. AO §146 Abs. 5) 

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in dem diese bestimmten Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Weiterführende Informationen finden Sie beispielsweise auf den Seiten der Finanzministerien.
Welche Technologien kommen zum Einsatz?
Die Basis bildet das Microsoft DotNet-Framework. Es handelt sich um eine Microsoft ASP.Net-Anwendung und die Daten werden im Microsoft SQL Server vorgehalten. [accantum] unterstützt i.d.R. immer die aktuellste und die Vorgängerversion dieser Produkte. Für externe Programmierungen und Zugriffe werden umfangreiche Webservices und eine Web-API zur Verfügung gestellt.

Für die OCR-Erkennung kommt ABBYYs FineReader zum Einsatz. ABBYY ist ein weltweit führender Softwarehersteller für Dokumenterkennung, Formularverarbeitung und Linguistik. ABBYYs mehrfach ausgezeichnetes OCR-Produkt FineReader wandelt gedruckte Dokumente in editierbare Dateien, was eine enorme Zeit- und Aufwandersparnis darstellt. Das Ziel von ABBYY ist es, Anwendungen mit künstlicher Intelligenz (besonders zur Dokumenterkennung) zu entwickeln. ABBYYs FineReader ist die von ABBYY vielfach ausgezeichnete OCR-Software und bietet viele Funktionen für unübertroffene Texterkennung und Umwandlung von PDFs. 
Wird [accantum] regelmäßig zertifiziert?

[accantum]
wird regelmäßig von der Wirtschaftsprüfungskanzlei Grimm WPG nach diversen Standards geprüft und zertifiziert. Wirtschaftsprüfungskanzlei Grimm, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, sind Experten für IT-Revision und eBusiness. Tätigkeitsschwerpunkte der Kanzlei liegen im IT-Risikomanagement, der IT-Revision, der Softwarezertifizierung sowie der Durchführung von Ordnungsmäßigkeitsprüfungen. In der Wirtschaftsprüfungskanzlei Grimm werden aktuelle Rechtsfragen im IT-Recht und eBusiness aufgegriffen und praktikable Konzepte für das unternehmerische Risikomanagement zur Bewältigung der gesetzlichen Anforderungen und Optimierung der unternehmensinternen Steuerungs- und Kontrollsysteme erarbeitet. Ferner bereitet die Kanzlei Unternehmen auf steuerliche Betriebsprüfungen vor, berät in Zweifelsfragen zum digitalen Datenzugriff durch die Finanzbehörden (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU) und betreut die Unternehmen während den steuerlichen Außenprüfungen.

[accantum] wurde 2005 offiziell von Microsoft zertifiziert und in das Microsoft Royality Programm aufgenommen.
Ist B&G durch [accantum] zertifiziert worden?



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Wie wurde B&G [accantum] Partner?
Lange Jahre haben wir den Markt für DMS und Archivsysteme auf eine für uns passende Lösung hin beobachtet. Bis in die Mitte dieses Jahrzehnts fanden wir die angebotenen Lösungen für überteuert, zu kompliziert in der Nutzung und  programmiertechnisch veraltet (meist mit dem Stand der 80´er und 90´er Jahre). [accantum] weckte bereits in den frühen Versionen unser Interesse, weil es mit aktuellsten Technologien entwickelt wurde und zu einem fairen Preis am Markt angeboten wurde. Allerdings genügten die frühen Versionen nicht unseren Qualitätsansprüchen.

Mitte des Jahres 2008 kündigte [accantum] die Version 4.0 an. Wir nutzten die Möglichkeit uns auf den Infotagen am 28. und 29. August einen Überblick über Neuigkeiten, Einsatzmöglichkeiten und Funktionalitäten der [accantum] Technologie zu verschaffen. Es war erstaunlich wie "erwachsen" die Software in den letzten Jahren geworden ist.
Wir nutzten die Möglichkeit die Demoversion des Produktes ausgiebig bei uns zu testen und waren begeistert - das war genau das, wonach wir all die Jahre gesucht hatten.

Von da an ging alles sehr schnell: Im September 2008 entschlossen wir uns [accantum] Partner zu werden. Nach erfolgreicher Teilnahme zweier unserer Mitarbeiter im Oktober 2008 am Kompaktseminar in Niederaudorf unterzeichneten wir die Businesspartnerschaft und setzen [accantum] aktiv bei uns ein.

B&G ist seit 1994 Sage-Partner und wir setzen die Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft der Sage Office Line bei uns ein. Leider konnte [accantum] uns keine Schnittstelle zur Sage Office Line zur Verfügung stellen. Nach intensiven Gesprächen mit dem Geschäftsführer von [accantum] Hans Lemke entschlossen wir uns diese Schnittstelle für [accantum] zu schreiben und [accantum] Solutionpartner zu werden. Ende Januar war der erste Prototyp fertiggestellt und Mitte Januar begann die erste Übergabe an "O & S EDV" einem [accantum] Partner aus Weingarten, welcher prombt die erste erfolgreiche Präsentation bei einem seiner Kunden durchführte. In enger Kooperation mit "O & S EDV" wurde dann Mitte März die Suchintegration der B&G Addins in das Info- und Verwaltungsmodul von Logisoft integriert.


Auf auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über den [accantum] Document Manager

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